Toda empresa, sin importar el tipo de actividad a la que ésta se dedique, posee una amplia cantidad de procesos y procedimientos, algunos que agregan valor al producto final, y otros que no.

A la hora de analizar una organización, es fundamental identificar despilfarros y costos ocultos, el correcto tratamiento sobre éstos puede incrementar significativamente la productividad, la rentabilidad y mejorar la calidad del producto final.

Gran cantidad de estos despilfarros y costos ocultos en las empresas está relacionada con retrabajos y productos o servicios defectuosos.

De acuerdo a la metodología japonesa de Lean manufacturing, se centra en la continua mejora y optimización del sistema de producción mediante la eliminación de desperdicios y actividades que no suman ningún tipo de valor al proceso.

Lean es aplicada ampliamente por las empresas de la industria automotriz, pero los ejemplos que se citan abajo demuestran que es aplicable a todo tipo de industrias y tamaño de empresas.

·        Los defectos, retrabajos y el scrap:

Se produce por no haber realizado un proceso correctamente. Incluye el costo del material irrecuperable, el tiempo de las personas involucradas en el retrabajo, el tiempo de las máquinas que podría usarse para nuevos productos, el tiempo de inspeccionar los productos, definir el nivel de defecto y decidir si se puede aprovechar algo del material o debe eliminarse por completo.

Un caso de reproceso podría ser el de entregar a un cliente un producto incorrecto, lo que genera el tener que reemplazarlo. Se pierde tiempo, material, y hasta al mismo cliente. 

·        La sobreproducción:

Esta pérdida está relacionada con producir más de lo que se va a vender, el problema de la sobreproducción es que genera otros desperdicios, como inventario de productos muertos y capacidad no aprovechada para producir otro producto que tenga más ventas.

·         La espera innecesaria:

Los productos pueden tener espera en la cola de producción o en el depósito por un layout deficiente, producción en grandes lotes, baja coordinación entre operarios, tiempos elevados de preparación de máquinas o incorrecto mantenimiento de las mismas.

Hay costos de espera cuando unos empleados permanezcan quietos mientras otros están saturados de trabajo, es muy común ver vendedores que están en el salón quietos, esperando que vengan los clientes. Es una clara forma de perder el dinero del dueño, a menos que sólo pague por comisión.

Este desperdicio se puede evitar balanceando las tareas entra las distintas personas, estableciendo un orden de atención e identificando todo lo que hay que hacer y repartirlo entre horas y empleados para aprovechar al máximo la capacidad productiva de cada uno.

·        El transporte interno y externo:

El desperdicio por transporte implica movimiento de material innecesario. Es una de las pérdidas más comunes de tiempo, esfuerzo y dinero que el cliente no valora porque ocurre dentro de la empresa y no mejora la calidad del producto final. Todo material que es transportado de un lugar a otro es una potencial fuente de ahorro.

Es importante optimizar la disposición de las máquinas y de los empleados para evitar movimientos innecesarios de los productos. Reducirlo ahorra esfuerzo innecesario y probabilidades de rotura del mismo durante el transporte.

·        La movilidad de los empleados:

Es importante en el análisis de este desperdicio tener en cuenta el tiempo que se pierde con cada movimiento, y la frecuencia con que se repite el mismo.

Si los procesos no están bien organizados secuencialmente pueden hacer que los empleados pierdan tiempo moviéndose entre una actividad y otra. En una oficina por ejemplo, tener una sola fotocopiadora para todo un piso implica que todos deben moverse hasta donde ella está. Según el caso o la frecuencia de impresiones, puede ser conveniente tener más impresoras o evaluar ubicar la única en un lugar estratégico en el medio del piso para que todos lleguen con el menor movimiento posible; igual caso el tener las tazas lejos del café, si cada vez que quiero un café debo ir a otro sitio a buscar las tazas, estoy perdiendo tiempo.

·        Falta de planificación del inventario:

El exceso de inventario puede deberse a comprar más de lo necesario, a la falta de planificación del stock, a la falta de un sistema de contabilización del stock, a cuellos de botella no identificados, reprocesos por mala calidad, a la compra en cantidad para evitar el efecto de la inflación u obtener un mejor precio del proveedor. Si bien algunas de estas razones son válidas es importante también analizar el costo del manejo de este stock, el riesgo que implica mantenerlo, el costo del espacio, la mayor probabilidad de robo en el caso de poco control de los depósitos, también la pérdida de utilidad del producto por caducidad o falta de mantenimiento y el capital invertido detenido.

·        El exceso de procesamiento:

Es un desperdicio que se genera cuando se agregan pasos a un proceso que no agrega valor para el cliente y que además puede que el cliente no esté dispuesto a pagarlo, o no percibe la mejora.

·        Las ideas de los empleados:

Los empleados son quienes están al frente de batalla en cada proceso de toda organización, lo que implica que son ellos los que conviven con los procedimientos y quienes tratan con proveedores y clientes, por lo cual son los que más ideas pueden aportar de cómo mejorar la operación, pero si nos los escuchamos cuando ellos proponen ideas, nunca lo vamos a saber, el recurso humano no aprovechado también es un costo.

Los costos ocultos poseen muchas caretas y se disfrazan todo el tiempo, por lo que la mejor manera de descubrirlos y atacarlos es realizando un buen análisis de cada proceso y haciendo participar a los involucrados en la reestructuración y optimización de la organización.